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Backup

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Categoría: Teórico-práctico
Escrito por Neckkito

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      Índice de contenido:


¡¿DÓNDE ESTÁ MI SALVAVIDAS?!
HERRAMIENTAS DE BACKUP EN ACCESS
A MÍ ME GUSTA MÁS LO OLD-FASHIONED
LA CREACIÓN DE RÉPLICA COMO BACKUP
ELEMENTOS EXTERNOS DE BACKUP
       ELEMENTOS EXTERNOS DE BACKUP: NIVEL 1
       ELEMENTOS EXTERNOS DE BACKUP: NIVEL 2
       ELEMENTOS EXTERNOS DE BACKUP: NIVEL 3
       ELEMENTOS EXTERNOS DE BACKUP: NIVEL 4
 Y PARA FINALIZAR...

 

¡¿DÓNDE ESTÁ MI SALVAVIDAS?!
Generalmente, con el tema de las copias de seguridad, solemos encontrarnos con una paradoja muy interesante. Veamos el diálogo mantenido entre dos usuarios de una base de datos:

Usuario1: Oye… ¿tú crees que es importante hacer una copia de seguridad?
Usuario2: ¡Pues claro! Imagínate qué sería perder tantas horas (¡o días!) de trabajo… Un desastre total… Creo que nos podríamos suicidar.
U1: Claro, claro… ¿Y cuándo hacemos la copia de nuestra BD?
U2: Ni idea. Yo no la hago.
U3: ¿Por qué?
U4: ¡Bah! Es un rollo: tarda mucho y “paso” de esperar. Además, en el fondo, nuestra BD no falla nunca…

En fin, que es curioso que todo el mundo conozca la importancia de tener un backup y que, cuando falla la cosa, o bien no tengamos ese backup o el que tengamos sea de un par de meses atrás (evidentemente exagero un poco con esta descripción, pero al que le toque el fallo y no tenga backup no exagerará su enfado, seguramente).

Con vuestro permiso voy a estructurar este artículo en dos partes: la primera, donde veremos las herramientas de que dispone Access para realizar nuestra copia de seguridad; la segunda, donde, ya fuera del ámbito de Access, os indicaré qué sistemas conozco yo para realizar y mantener una copia de seguridad de nuestra BD, y, en general, de nuestros archivos.

Dicho esto vamos a ver “dónde diantres metí yo mi salvavidas”…

HERRAMIENTAS DE BACKUP EN ACCESS
Access dispone de una opción de menú para realizar copias de seguridad. Vamos a ver cómo utilizarla:

ACCESS 2003
Nos vamos a Menú->Archivo->Realizar copia de seguridad de la base de datos... y clickamos sobre esta opción. Se nos abrirá una nueva ventana que nos pedirá dónde guardar la copia de seguridad, y veremos como Access nos añade la fecha del sistema al nombre de la BD.
Guardamos la copia de seguridad y listos. ¡Ya tenemos nuestro backup!

ACCESS 2007
En Access 2007 la opción de backup la podemos encontrar al hacer click sobre el botón de Office->Administrar->Realizar copia de seguridad de la base de datos
Se nos abrirá un cuadro de diálogo donde podremos seleccionar la ubicación y el nombre (si no nos gusta el que proporciona Access) de la copia de seguridad.

ACCESS 2010
En el menú Archivo, nos vamos a la opción “Guardar & Publicar”. Veremos que a la derecha nos aparece “Guardar base de datos como”, y abajo “Avanzadas”. Ahí podremos encontrar la opción “Realizar copia de seguridad de la base de datos”. Si clickamos sobre esa opción nos permitirá elegir dónde guardar el backup, y en el nombre ya nos pondrá la fecha de copia de seguridad.

A MÍ ME GUSTA MÁS LO OLD-FASHIONED
También podemos realizar un backup de nuestra BD “a la antigua usanza”. Es una operación muy sencilla y efectiva.

Supongamos que tenemos nuestra BD en c:\Bases\MiBD.mdb, y queremos realizar una copia de seguridad en d:\Backup

Los pasos a seguir son los siguientes:

1.- Creamos un documento de texto, y le llamamos, por ejemplo, BackupMiBd
2.- En él escribimos las siguientes líneas:
Copy c:\Bases\MiBD.mdb d:\Backup
3.- Guardamos el txt
4.- Cambiamos la extensión de nuestro archivo de texto, quitándole el .txt y sustituyéndolo por .bat

Y ya tenemos nuestro ejecutable que nos realizará la copia de seguridad al hacer doble click sobre él.

Nota: para realizar esta acción debemos poder ver las extensiones de archivo. Si no las vemos basta que nos vayamos a cualquier ventana de carpeta abierta (por ejemplo, hacemos, en Windows, Inicio->MiPC) y, en el menú, nos vamos a Herramientas -> Opciones de carpeta -> Pestaña ver -> Desmarcamos la opción “Ocultar las extensiones de archivo para tipos de archivo conocidos”
Ni que decir tiene que si lo anterior lo conjuntamos con el programador de tareas... ya podemos tener nuestra copia de seguridad automática y periódica.

LA CREACIÓN DE RÉPLICA COMO BACKUP
Para empezar diré que la creación de réplicas en Access 2007 ya no es posible. Nuestros amigos de Microsoft han eliminado esta posibilidad. Por lo tanto, este epígrafe se referirá sólo a Access 2003.

Una réplica consiste, básicamente, en la creación de una nueva BD idéntica a la BD “madre”, con la particularidad que desde la réplica no se pueden realizar cambios en el diseño de la BD. En definitiva, que la idea de utilizar una réplica como backup se refiere sólo a tener una copia de seguridad de los datos, y no de la BD en sí.

Como la BD “madre” también sufre modificaciones es conveniente guardar una copia de la BD original.

No me voy a extender demasiado en el tema de la réplica. Simplemente voy a describir cómo sería la creación de una réplica y la sincronización de la misma.

1.- En la BD que va a ser la “madre” nos vamos a menú Herramientas ? Réplica ? Crear réplica...
2.- Nos aparecerá un cuadro de diálogo donde podremos elegir una ubicación y nombre para la réplica.
3.- Si nos salen advertencias las leemos con calma (¡que no cunda el pánico!) y aceptamos. Para la creación de las réplicas Access debe cerrar la BD y volverla a abrir.
4.- Ya tenemos nuestra réplica creada. Si la hemos guardado en un pendrive, por ejemplo, nos vamos con él donde sea y metemos los datos que necesitemos.
5.- De nuevo en el PC con la BD “madre”, la abrimos y nos vamos a menú Herramientas ? Réplica ? Sincronizar ahora...
6.- Nos pedirá qué replica queremos sincronizar. Elegimos y aceptamos. La BD deberá cerrarse, de lo cual Access ya advierte a través de un mensaje en pantalla. Decimos que SÍ.
7.- Y ya tenemos los datos sincronizados; es decir, tenemos los mismos datos en la BD “madre” y la BD “replicada”.

Insisto en que la idea de utilizar una réplica como backup se refiere sólo a los datos, no a la estructura de la BD.

Nota: si estáis interesados en el tema de las réplicas podéis consultar los enlaces siguientes:

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/elegir-una-herramienta-para-replica-mdb-HP005216766.aspx

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-una-base-de-datos-replicada-mdb-HP003069833.aspx

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/sincronizar-y-resolver-conflictos-en-un-conjunto-de-replicas-mdb-HP003069834.aspx

ELEMENTOS EXTERNOS DE BACKUP
Como ya os comentaba en la introducción, lo que explicaré a continuación son elementos que están a nuestra disposición para realizar copias de seguridad que no tienen relación con Access.

La idea no es tanto “deciros” qué programa debéis utilizar, sino daros ideas de que ese software “existe” y que está a nuestra disposición en la red. Probablemente algunos pensaréis, al ver las descripciones, vaya “tontería”... Mejor para aquellos que lo piensen, pues querrá decir que “controlan” el tema y ya no tienen problemas. Pero mientras haya alguien que pueda decir: “¡Vaya! ¡Esto no lo sabía!”, pues ya me doy por satisfecho.

Dicho esto vamos a describirlos:

ELEMENTOS EXTERNOS DE BACKUP: NIVEL 1
El nivel “cero” sería simplemente copiar-pegar nuestra base de datos en otra carpeta de backup. Si bien eso sí realiza un backup, si nuestra base de datos es muy grande el proceso no es rápido ni óptimo.

Por ello, pero basado en la idea anterior, el primer nivel lo podemos fijar en la utilización de un compresor. Es decir:

Comprimimos nuestra BD ? Cortamos/copiamos el archivo comprimido ? Pegamos el archivo comprimido en nuestra carpeta de backup.

El propio Windows ya nos permite realizar una compresión en formato zip, de manera muy sencilla. Sin embargo, tenemos otros compresores que o bien nos permiten un nivel de compresión mayor o bien/y además configurar algunas opciones, como encriptados de archivo o fijación de contraseñas.

Entre alguno de estos compresores os puedo citar el archiconocido WinRar, el programa 7zip, el programa PeaZip... y una búsqueda por Internet probablemente nos devuelva algunos más.

ELEMENTOS EXTERNOS DE BACKUP: NIVEL 2
El nivel 1 podría considerarse, quizá, excesivamente manual. En este segundo nivel hablaremos de programas más automáticos, que además nos permiten aplicar, en muchos casos, una periodicidad de backup.

Me estoy refiriendo a programas de backup.

En muchos casos estos programas no sólo nos permiten fijar un periodo de tiempo para hacer el backup, sino que también nos permiten elegir algún tipo de compresión y de encriptado.

También hay múltiples programas de backup en la red. Por citar algunos podría nombrar el Ocster Backup, el Cobian...

Nota: id con mucho cuidado con los programas gratis de copia de seguridad que tienen versión de pago. Leed cuidadosamente las limitaciones de la versión de pago. Por experiencia os puedo decir que o bien se limitan el número de archivos a incluir en el backup o bien se limita el tamaño del archivo a copiar. En ambos casos, al lanzar el backup, “parecerá” que se ha hecho la copia correctamente, pero comprobad que estén todos los archivos de los que hemos realizado la copia de seguridad... podríamos encontrarnos una “desagradable” sorpresa...

ELEMENTOS EXTERNOS DE BACKUP: NIVEL 3
En este apartado voy a referirme a lo que denominan “programas de sincronización de archivos.” Es decir, programas que eliminan el archivo 1 y lo comparan con el mismo archivo 1 en una carpeta diferente, y tras comprobar cuál es la versión más reciente sustituyen la antigua por dicha versión actualizada.

En este caso podríamos dividir el nivel 3 en un nivel 3.1, donde la sincronización de archivos la realizamos de manera manual. Es decir, lanzamos el programa, elegimos qué carpeta contiene los archivos de seguridad y los archivos de backup y lanzamos la sincronización.

Un ejemplo de este tipo de programas lo podemos encontrar en el software llamado Capivara, o Allway'Sync'n'go.

Si hablamos del nivel 3.2 nos podríamos referir a programas de sincronización de archivos, empleando terminología técnica, que realizan la sincronización en tiempo de ejecución. Es decir, lanzamos el programa, que queda residente en Windows, y nos olvidamos de él. Abrimos nuestra BD y, aunque no nos demos cuenta, el sincronizador detecta los cambios en la BD y, en ese momento, ya realiza la sincronización del mismo archivo en nuestra carpeta de backup.

Las ventajas de este sistema son obvias; los inconvenientes podrían ser una ligera ralentización del sistema y la aparición de carpetas temporales, que son las que permiten controlar el proceso.

Un ejemplo de este tipo de programas sería “Syncless Archive”

ELEMENTOS EXTERNOS DE BACKUP: NIVEL 4
Dentro de este nivel incluiré los sistemas de backup en los que interviene Internet. Y, al igual que en el apartado anterior, podemos dividirlo en dos apartados: sistema estático y sistema dinámico.

Es decir, podemos hablar de un nivel 4.1, que se refiere a la realización de un backup manual en la red. Consiste básicamente en tener un servidor que nos permite alojar nuestros archivos: además de tener acceso a ellos en cualquier lugar donde haya conexión también nos realiza las funciones de backup. Nosotros, manualmente, subimos los archivos.


Como ejemplo de este apartado tenemos Adrive, o el propio SkyDrive para los usuarios de Hotmail (en cuyo caso yo les recomiendo la instalación de un programa gratuito llamado “SD Explorer”, que permite gestionar los archivos de SkyDrive como si se tratara de una carpeta local). Últimamente ha salido un sincronizador de SkyDrive proporcionado por el propio Windows, pero sólo funciona con sistemas operativos a partir del Vista y superior, y además da algunos problemas con el control de usuarios.

En el nivel 4.2 podemos encontrar aquellos programas que realizan de forma automática la sincronización de archivos con el servidor, de manera que nosotros no debemos preocuparnos de nada. Ello implica tener nuestra BD en una carpeta predetermina o que hayamos configurado como “sincronizable”.

Como ejemplo de lo anterior tenemos DropBox, SugarSync, Google Drive, Cubby, Gladinet...

Y PARA FINALIZAR...
Así como evolucionan los sistemas de información no me extrañaría que alguien supiera de algún otro sistema “novedoso” que se pudiera incluir en este artículo. Si es así, y quiere compartir la información conmigo, pues queda invitado a comentármelo, que con mucho gusto lo incluiré en esta página.

Espero haber conseguido transmitir la idea de, primero, la importancia de realizar copias de seguridad, y, segundo, de haber podido daros un elenco de posibilidades para realizar vuestro backup, con la opción que más se ajuste a vuestras necesidades.

Un saludo, y

¡suerte!

 

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