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Formularios (I)

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Categoría: Teórico-práctico
Escrito por Neckkito

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Índice de contenidoFormularios1


NO HAY FORMA CON ESTE FORMULARIO
VISTAS BÁSICAS DE UN FORMULARIO
PROPIEDADES DE UN FORMULARIO “NORMAL”
UN INCISO: VISTA DOCUMENTOS CON FICHAS VERSUS VENTANAS SUPERPUESTAS
SIGAMOS CON LAS PROPIEDADES

 

NO HAY FORMA CON ESTE FORMULARIO
Es curioso, desde mi punto de vista, ver cómo la gente que se inicia en Access, después de las tablas, se mete a “construir” formularios sin conocer todas las potencialidades de estos, ni de los diferentes tipos de formularios que hay. No lo indico como algo negativo, por supuesto, pero, si me permitís el símil, es una situación parecida a comprarse un coche potente y sólo saber meter la primera y segunda marchas. De hecho, no puedo ni siquiera criticarlo, porque, cuando yo empecé, hice lo mismo… je, je…


Sé que escribir sobre formularios podría llevarme a redactar prácticamente un libro, y, evidentemente, esa no es una idea práctica. De hecho, en los artículos sobre formularios no vamos a ver todas y cada una de las características de un formulario, pero sí las que yo, personalmente, considero más importantes.


También, aunque el artículo es perfectamente aplicable a quienes utilizan Access 2003, está enfocado a versiones posteriores. Por ello, si los “sufridos” usuarios de Access 2003 ven alguna cosa que no les cuadra no deben preocuparse por eso de “no me sale”: probablemente es que la versión 2003 no tiene los elementos que comentaremos.


Finalmente comentaros que, si bien el contenido de los artículos es eminentemente teórico, para no hacerlo tan “pesado” voy a ir desarrollándolo sobre un ejemplo (a partir del próximo artículo). Os animo a que vosotros vayáis desarrollando también paralelamente el ejemplo. Estoy convencido de que así aprenderéis mucho más que sólo “leyendo”.


VISTAS BÁSICAS DE UN FORMULARIO
Muy rápidamente vamos a echar un vistazo a la tipología de vistas básicas que admite un formulario. Algunas las desarrollaremos en apartados posteriores con un poco más de detenimiento, pero parece lógico pensar que si os digo “ponemos el formulario en vista diseño” como mínimo sepamos de qué estamos hablando.


Tenemos pues tres vistas básicas de un formulario: la vista formulario, la vista presentación y la vista diseño.


La vista diseño, como su nombre indica, sitúa al formulario en un estado en el cual podemos manipular el diseño del formulario a nuestro antojo. Podemos editar sus propiedades, podemos añadir controles, podemos cambiar el color del fondo, podemos añadir las secciones encabezado y pie de formulario y encabezado y pie de página…

Constituye pues nuestro “lienzo en blanco” para crear nuestra futura “obra de arte accessiana”. Es importante plantearse bien su diseño, porque el formulario va a ser aquello que el usuario de la BD va a ver y es con lo que va a trabajar.


La vista presentación representa un “preview” de lo que va a ser nuestro formulario de trabajo. Sí nos permite realizar cambios de diseño, pero estos cambios son de carácter “visual”, básicamente (también nos permite añadir campos, pero yo prefiero realizar estas operaciones desde vista diseño).


Quizá uno de los aspectos más interesantes de esta vista es la posibilidad de aplicar temas a nuestro formulario. Es lo que en la cinta de opciones representa el grupo “Autoformato”. Si clikcamos para que se nos muestren las plantillas de autoformato podremos seleccionar una de ellas. También podemos llamar al asistente, e incluso crear nuestra propia plantilla.


Truco: para ver “en toda su plenitud” el efecto de la plantilla en nuestro formulario primero es conveniente, si queremos que haya encabezado y pie de formulario, incluirlos en vista diseño y poner en dicho encabezado o pie una simple etiqueta con algún texto. Si no lo hacemos así con toda probabilidad, al aplicar la plantilla y detectar que no hay elementos, se nos elimine el área del encabezado o pie.

 

Finalmente la vista formulario será la “madre de todos los formularios”, y a la única a la que probablemente demos acceso al usuario de la BD. Es la vista “de trabajo” y la que nos permitirá “interactuar”, de manera indirecta, con el resto de objetos de Access.


PROPIEDADES DE UN FORMULARIO “NORMAL”
¿Por qué empiezo con el tema de las propiedades? Porque, aunque existen diferentes tipos de formularios, todos tienen unas propiedades, y, mutatis mutandi, esas propiedades son de aplicación “general” (nótense las comillas).


Como ya apuntaba en la introducción no vamos a ver todas las propiedades. Me voy a centrar en las que tengan un carácter más “práctico” y voy a dejar las que sean un poco más “teóricas”. También, las que por su nombre sean muy evidentes, serán saltadas.


También, aunque sea una ayuda muy “pequeña”, si nos situamos sobre la propiedad podremos ver, en la barra de estado (abajo, en la ventana de Access), una pequeña descripción que, a veces, sí que llega a servir de ayuda.


Seguiremos simplemente el orden de las pestañas:


~ Pestaña Formato
~~ Título: el título será el que saldrá en la línea de título de nuestro formulario. Si el formulario lo guardamos como, por ejemplo, FMio, el título coge ese nombre por defecto. Si queremos que salga “Mi súper formulario” deberemos escribir esto último en esta propiedad.
~~ Vista predeterminada: a través de esta propiedad podemos elegir qué tipo de formulario queremos que se muestre al usuario. Veremos más adelante los diferentes tipos de formulario y sus características.
~~ Permitir vista…: las siguientes opciones nos sirven para dar “permiso” al usuario si quiere cambiar la manera de ver el formulario en determinadas circunstancias. Como en el punto anterior, las veremos más adelante.
~~ Imagen: nos permite seleccionar una imagen, que constituirá el fondo de nuestro formulario.
~~ Mosaico de imágenes: si queremos que la imagen antes seleccionada se muestre como mosaico pues establecemos esta propiedad en SÍ.
~~ Distribución de la imagen: simplemente indicamos dónde queremos la imagen en el formulario.
~~ Tipo de imagen: aquí podemos determinar si queremos la imagen en modo incrustado o vinculado.


La diferencia entre ambas estriba en que el modo incrustado desvincula la imagen de nuestro formulario del archivo de origen. En pocas palabras, una vez puesta ahí se queda. El modo vinculado implica que si nosotros realizamos algún cambio en el archivo de imagen dichos cambios se actualizarán en la imagen que muestra nuestro formulario.

 

~~ Modo de tamaño de la imagen: lo utilizamos para “expandir” o “contraer” la imagen de distintas maneras.
~~ Centrado automático: aunque en Access 2007 y posteriores esta propiedad ha perdido mucho sentido, sí es interesante para Access 2003, donde “todavía” no existe la disposición por fichas propia de versiones posteriores. Sin embargo, sí nos interesa establecer la propiedad en SÍ si vamos a crear un formulario emergente o modal (o ambos).
~~ Estilo de los bordes: también deberemos tener en cuenta esta propiedad según el tipo de formulario que vayamos a crear (por si os interesa mi estilo favorito es “fino”). Según cómo hayáis diseñado vuestros formularios un estilo de los bordes “ninguno” suele ser “impactante”, sobre todo para formularios de tipo popup.
~~ Selectores de registro: los selectores de registro es esta inoportuna, fea y “repelente” barra que nos sale a la izquierda del formulario (en vista formulario), con una pequeña flecha-triángulo negra. Personalmente siempre establezco esta propiedad en NO, exceptuando en el diseño de formularios continuos, que sí va
~~ Botones de desplazamiento: los botones de desplazamiento son estos pequeños botoncitos que nos salen en la parte inferior del formulario. Si el usuario conoce su función son muy útiles, pero si lo que queremos es que se acceda al formulario de manera que sólo se puedan insertar nuevos registros (y no navegar por ellos) debemos decir que NO a esta propiedad
~~ Título de exploración: a nuestros botones de desplazamiento le podemos poner un título.
~~ Separadores de registros: os remito a la ayuda de la barra de estado.
~~ Barras de desplazamiento: lo único que os puedo recomendar sobre este asunto es que si vuestro formulario es pequeño de tamaño podéis decir que no queréis barras de desplazamiento. Sin embargo, si vuestro formulario es grande, yo os aconsejo que las dejéis. ¿Por qué? Porque en mi súper pantalla de 43 pulgadas (ojalá) el formulario se ve perfecto, pero cuando miro el formulario en mi netbook de 7 pulgadas, sin barras de desplazamiento, lo único que veo es el título del formulario… ¡y no puedo moverme sin barras de desplazamiento!
~~ Cuadro de control: el cuadro de control es lo que todas las ventanas de Windows tienen con los botones minimizar, maximizar y cerrar. En Access 2007 y posteriores esto ha perdido sentido si lo tenemos configurado en vista por fichas (que es la configuración por defecto), pero en Access 2003 sí se puede apreciar el efecto. Las siguientes propiedades están relacionadas con el cuadro de control, que todo el mundo conoce, por lo que las saltaré por ser obvias.


El resto de propiedades son muy específicas y “poco prácticas” para la mayoría de usuarios “normales”, por lo que… ya sabéis.


UN INCISO: VISTA DOCUMENTOS CON FICHAS VERSUS VENTANAS SUPERPUESTAS
En el epígrafe anterior he hecho varias veces mención a formularios con fichas, típicos de Access 2007 y posteriores, en contraposición al sistema de Access 2003. La pregunta es: ¿qué sistema es mejor?


Y la fácil respuesta es: a gusto del consumidor. Lo único que debemos tener en cuenta es cómo vamos a diseñar nuestros formularios en función del sistema que utilicemos, porque los efectos de algunas de las propiedades sí pueden afectar a nuestro formulario según usemos un sistema u otro.


Para aquellos “nostálgicos del rock” que prefieran el sistema de ventanas de Access 2003, o simplemente para aquellos que decanten sus gustos por el mismo, vamos a explicar cómo cambiar el sistema en estas últimas versiones de Access.


1.- Hacemos click sobre el botón de Office (2007) o sobre menú archivo (2010). Nos vamos a clickar sobre el botón “Opciones de Access”.
2.- Nos situamos sobre la opción “Base de datos actual”, y nos centramos en el apartado “Opciones de aplicación”.
3.- Ahí veremos dos check circulares donde nos deja elegir entre “Ventanas superpuestas” o “Documentos con fichas”. Si seleccionamos el primero estaremos utilizando el sistema propio de Access 2003.


Y eso es todo. Ahora podremos ver cómo ha cambiado la vista formulario de nuestros formularios (en función de las propiedades que les hayamos establecido).


SIGAMOS CON LAS PROPIEDADES
~ Pestaña Datos
~~ Origen del registro: mediante esta propiedad podemos establecer sobre qué objeto estará basado el formulario (tablas, consultas o nada).


Truco: esta propiedad es muy útil si queremos duplicar formularios. Si tenemos tres tablas que contienen los mismos campos (pero por los motivos que sean las queremos tener separadas) no hace falta hacer un formulario para cada una de ellas: hacemos un solo formulario, lo copiamos y pegamos dos veces y mediante esta propiedad lo asignamos a cada tabla.


~~ Filtro: si queremos que el formulario aparezca filtrado por alguna condición aplicamos en esta propiedad el filtro correspondiente.
~~ Entrada de datos: si no queremos que el usuario pueda navegar por los registros existentes situamos esta propiedad en SÍ.
~~ Permitir…: el conjunto de propiedades que siguen permiten establecer un control más “férreo” sobre el comportamiento del formulario en relación a la manipulación de registros. Sus nombres son más que indicativos de lo que hace cada una de ellas.
~~ Bloqueo de registros: un poco más para “controlar” lo que el usuario puede hacer o no con los registros.


~ Pestaña Eventos
Los eventos que podemos crear (expresiones, macros o código VB) se aplican aquí, en función del evento que seleccionemos. Los nombres de los eventos son bastante clarificadores. Sólo vamos a mencionar aquí algunos:


~~ Al activar registro: este evento se produce cada vez que cambiamos de registro, ya sea porque entremos en el formulario o porque vayamos a “registro anterior, siguiente, primero o último”.
~~ Al abrir, al cargar, al recibir el enfoque, al desactivar, al descargar, al cerrar…: la diferencia que hay, dentro de cada ámbito de “abrir” o “cerrar” el formulario, entre estos eventos es extremadamente sutil. En realidad estamos hablando de ubicar un evento en un momento determinado del proceso de “abrir” o “cerrar” un formulario.


Pueden darse dos situaciones: que no existan controles en el formulario o que sí existan.

Vamos a ver qué pasa en cada una de estas situaciones:


a) Sí existe un control que puede recibir el enfoque:
         a.1) Cuando abrimos el formulario la secuencia de acciones sería la siguiente:
Abrir -> Cargar -> CambiarTamaño -> Activar -> Activar registro
         a.2) Cuando cerramos el formulario la secuencia es:
Descargar -> Desactivar -> Cerrar


b) No existe un control activo:
         b.1) La secuencia al abrir será:
Abrir -> Cargar -> CambiarTamaño -> Activar -> RecibirEnfoque -> ActivarRegistro
         b.2) La secuencia al cerrar será:
Descargar -> PerderEnfoque -> Desactivar -> Cerrar


Como podemos ver, si queremos que nuestro Evento1 se produzca antes que nuestro Evento2 lo que tendremos que hacer es, simplemente, tener en cuenta la secuencia según las características de nuestro formulario, y asignar uno y otro a los eventos correspondientes.


~ Pestaña Otras
~~ Emergente: un formulario emergente es aquel que permanece por encima de todas las ventanas.
~~ Modal: un formulario modal es aquel que espera una acción por parte del usuario.


Estas dos propiedades pueden combinarse entre ellas. El típico ejemplo es un MsgBox: aparece por encima de todas las ventanas y espera que el usuario clicke el botón o botones que tenga el MsgBox.


~~ Ciclo: esta propiedad contempla dos posibilidades. Un ejemplo será lo más clarificador: imaginémonos que estamos en el último campo del registro, a punto de darle a la tecla Enter. ¿Qué pasará? La respuesta depende de esta propiedad ciclo.


Si ciclo está establecida como “Todos los registros” al darle a Enter el formulario nos mostrará el registro siguiente o, en su defecto, nos llevará a nuevo registro.


Si ciclo está establecida como “Registro” activo al darle a Enter el foco se situará en el primer campo tabulado de nuestro formulario, pero dentro del mismo registro.


~~  Las siguientes propiedades (desde “Nombre de la cinta de opciones” hasta “Barra de menús contextuales”) nos afectan si hemos configurado barras de menús o cintas de opciones personalizadas.


El resto de propiedades tienen, en principio, poca utilidad práctica para nosotros, por lo que no las explicaremos.


~ Pestaña Todas
Esta pestaña nos muestra, de manera global, las propiedades que tienen las anteriores pestañas que ya hemos mencionado.


Bueno… Creo que, para no “aburrir” al personal, podemos dejar este artículo aquí. Seguiremos con los formularios en próximos artículos.

 

 

--FIN DEL ARTÍCULO PRIMERO--

 

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